Kleiner E-Mail-Knigge

Du hast vielleicht meinen Tagebucheintrag vom 08.12.2001 gelesen oder bist von einem Menschen, der's gut gemeint hat oder durch eine Suchmaschine auf diese Seite gestoßen und willst jetzt eines wissen: wie schreibt man E-Mails mit Stil?

E-Mail ist ein sehr schnelles Medium und es verleitet einen dazu, »mal eben schnell« ein paar Zeilen zu schreiben und sie abzusenden. Nichts desto trotz gibt es ein paar Jahre alte Standards, die den Unterschied zwischen Laien und Experten ausmachen. Wenn Du einen Geschäftsbrief schreibst, hältst Du Dich ja auch an eine gewisse Form und schreibst nicht einfach mit Kugelschreiber krumm und schief auf ein weißes oder womöglich kariertes Blatt. Ebenso wie beim Geschäftsbrief gibt's auch bei E-Mail ein paar Formvorschriften.
Ich möchte noch erwähnen, dass ich mir diese Hinweise zur sauberen Form nicht aus den Fingern gezogen habe. Die hier angesprochenen Hinweise galten schon viele Jahre, bevor ich 1995 mit dem Internet begann.

Zunächst mal eine E-Mail, bei der alles falsch ist, was man falsch machen kann:

Von: Max Mustermann <max.mustermann@fiktiv-schreibgeraete.de>
Gesendet am: Dienstag, 04. Dezember 2001 13:54
An: Stefan Freimark <stefan@freimark.de>
Betreff: AW: Wann ist die Besprechung?

Um 15 Uhr.
Entwürfe sind komplett.


Max Mustermann
Fiktiv Schreibgeräte AG
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Tel.: 030-555-0
Fax: 030-555-99
E-Mail: max.mustermann@fiktiv-schreibgeraete.de
Url: http://www.fiktiv-schreibgeraete.de

Wichtiger Hinweis:
Diese Information ist für den Gebrauch durch die Person oder die
Firma/Organisation bestimmt, die in der Empfängeradresse benannt sind.
Wenn Sie nicht der angegebene Empfänger sind, nehmen Sie bitte zur
Kenntnis, dass Weitergabe, Kopieren, Verteilung  oder Nutzung des Inhalts
dieser Email-ăbertragung unzulässig ist. Falls Sie diese Email irrtümlich
erhalten haben, benachrichtigen Sie den Absender bitte unverzüglich
telefonisch oder durch eine Email.


-----Ursprüngliche Nachricht-----

Von: Stefan Freimark <stefan@freimark.de>
Gesendet am: Dienstag, 04. Dezember 2001 13:32
An: Max Mustermann <max.mustermann@fiktiv-schreibgeraete.de>
Betreff: Wann ist die Besprechung?

Hallo,

kannst Du mir bitte sagen, wann morgen die Besprechung ist?
Hast Du die Entwürfe inzwischen komplett vorliegen?


Danke,
Stefan
-- 
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E-Business Consulting    >>>  http://www.estrategist.de

Wenn Du jemandem beweisen willst, dass Du keine Ahnung davon hast, wie man E-Mails schreibt, dann schreibe so eine Mail.

Was ist hier alles falsch? Von oben nach unten:

  1. Mit »AW: « (für »Antwort«) im Betreff wird keine Antwort eingeleitet, sondern mit »Re: « (für »Reply«).
    Das ist international üblich; die Einstellung der »deutschen Abkürzung« in Outlook resultiert aus übertriebenen Lokalisierungsbemühungen von Microsoft und ist völliger Quatsch. Der Nachteil von AW: ist, dass Standard-konforme E-Mail-Clients (=so gut wie alle außer Outlook und Outlook Express) völlig korrekt mit »Re: AW: ...« antworten. Outlook macht aus dem »Re: « wieder ein neues »AW: «. Nach einigen Mails hin und her hat man dann aussagekräftige Betreffzeilen der Art »AW: AW: AW: AW: AW: AW: AW: Wann ist die Besprechung?«
    Die Voreinstellung »AW: « lässt sich in Outlook ändern.
  2. Die Signatur ist nicht abgetrennt.
    Einige Standard-Zeilen, die automatisch am Schluss jeder Mail hinzugefügt werden (eben eine Signatur), sollten mit -- (minus-minus-leer) vom Rest des Textes abgetrennt werden. Das hat auch technische Hintergründe, da sich einige E-Mail-Programme diesen Standard zu Nutze machen und z.B. bei einer Antwort alles unterhalb von -- weglassen, denn Signaturen in einer Antwort mitzuzitieren, ist sehr unhöflich (wenn man sich in der Antwort nicht gerade auf die Signatur selbst bezieht).
  3. Die Signatur ist zu lang.
    Alles unterhalb der Zeile »Max Mustermann«, also der Firmenname, die Anschrift, die Telefonnummer usw. gehört offensichtlich zur Signatur. Eine Signatur sollte nicht länger als vier Zeilen sein. Niemand schreibt vor, dass man für jedes zweite Wort eine neue Zeile verwenden soll, man kann auch mehrere Informationen, z.B. die Postanschrift, in eine Zeile schreiben. Die E-Mail-Adresse nochmal zu wiederholen, ist überflüssig, denn die steht ja bereits im Header (der Teil der Mail, in dem Absender, Empfänger und Betreff stehen) als Absender.
  4. Der Disclaimer (»Wichtiger Hinweis...«) ist völlig überflüssig. Nur Leute die in Rechtsabteilungen arbeiten, panische Angst haben, etwas falsch zu machen oder schlicht keine Ahnung vom Medium E-Mail haben, schreiben solche Disclaimer unter alle ihre Mails. Siehe dazu auch meinen Tagebucheintrag vom 08.12.2001 und vom 28.11.2001 (wg. Coca Cola).
  5. Der Kapitalfehler bei dieser Mail, der von völliger Ahnungslosigkeit bezüglich E-Mail zeugt ist, die komplette ursprüngliche Mail zu zitieren.
    Ein TOFU (Text oben, Fullquote unten) ist der schlimmste Fehler überhaupt und entlarvt den Anfänger auf den ersten Blick. Ein FOTU (Fullquote oben, Text unten) ist allerdings kaum besser. Als Fullquote bezeichnet man das Vergehen, die ursprüngliche Nachricht, auf die man antwortet, komplett zu zitieren (full=komplett/voll, quote=zitieren). Wenn man so Nachrichten in öffentliche Diskussionsforen (z.B. Newsgroups) schreibt, braucht man sich nicht über verärgerte Antworten der Art »Lern quoten!!« (=»Lern zitieren«) wundern.
    Beim korrekten Zitat der ursprünglichen Nachricht lässt man alles, worauf man sich nicht bezieht, gnadenlos weg. Seine Antwort schreibt man dann direkt darunter, gefolgt von der nächsten kurzen Passage eines Zitats.
    Ein TOFU ist nur in einem Ausnahmefall geduldet (aber immer noch nicht gerne gesehen): Wenn man eine Mail an jemand anderen weiterleitet oder in seine Antwort einen zweiten Empfänger einbezieht, damit diese(r) das Besprochene nachvollziehen kann. Weiterleitungen oder ein erweiterter Empfängerkreis bei einer Antwort sind selbstredend nur erlaubt, wenn der ursprüngliche Absender damit einverstanden ist.
  6. Wie bereits in Punkt 2 gesagt, ist es unhöflich, die Signatur des Anderen zu zitieren.

Dass Max nicht auch eine Begrüßung zu Beginn und eine Grußformel zum Schluss der Mail verwendet hat, kann man verschmerzen. E-Mails sind wie gesagt ein schnelles Medium und wenn man sich schon die sechste Mail am Tag schickt, kann man auch mal auf ein Hallo und ein MfG verzichten. In einem Gespräch beginnt man ja auch nicht jeden Satz mit Hallo und beendet ihn mit freundlichen Grüßen.

Wie antwortet Max Mustermann nun richtig auf meine Anfrage?

Von: Max Mustermann <max.mustermann@fiktiv-schreibgeraete.de>
Gesendet am: Dienstag, 04. Dezember 2001 13:54
An: Stefan Freimark <stefan@freimark.de>
Betreff: Re: Wann ist die Besprechung?


> kannst Du mir bitte sagen, wann morgen die Besprechung ist?

Um 15 Uhr.

> Hast Du die Entwürfe inzwischen komplett vorliegen?

Ja.


Bis dann,
Max
-- 
Fiktiv Schreibgeräte AG -- Musterstraße 1 -- 12345 Musterstadt
Tel.: 030-555-0 -- Fax: 030-555-99
http://www.fiktiv-schreibgeraete.de

Beim Zitieren wird also alles ăberflüssige weggelassen (soviel Zeit muss sein!), die zitierten Zeilen beginnen mit einem > (macht das Mail-Programm automatisch, wenn man eine Antwort verfasst).

Es gibt noch einige andere Dinge zu beachten, z.B. eine angemessene Zeilenlänge (max. 72 Zeichen je Zeile, besser nur 68 oder 65). Gerade bei der Verwendung von Outlook oder Outlook Express gibt es unzählige Fettnäpfchen zu umschiffen, die sich bei anderen Mail-Programmen gar nicht erst auftun. Diese Seite soll nur die gröbsten Schnitzer zeigen, die sofort ins Auge stechen und jedem erfahrenen E-Mailer im Herzen wehtun. Ansonsten verweise ich auf weitere Literatur:

Dass man sich sofort disqualifiziert, wenn man HTML-Mails verschickt, muss ich nicht erwähnen, oder?
HTML-Mails sind für Webseiten und nicht für Text-Mails.